Confidencialidad

Influence Associates Ltd

  1. General
    1. Influence Associates UK Limited, que opera como Influence Associates ("nosotros", "nos" o "Influence Associates") se toma muy en serio la privacidad de su información.
    2. El presente aviso de privacidad tiene por objeto explicar nuestras prácticas en materia de recopilación, uso y divulgación de la información personal que podamos tener sobre clientes, proveedores, creadores de opinión, personas influyentes, periodistas y otros terceros. Este aviso de privacidad no se aplica a la información que tenemos en relación con nuestro personal y contratistas, que está cubierta por un aviso de privacidad separado.
    3. El presente aviso se aplica a cualquier información personal que poseamos sobre personas físicas (distintas del personal), ya sean clientes o no. En este aviso, "usted" se refiere a cualquier persona cuyos datos personales conservamos o tratamos.
    4. Este aviso se rige por el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (el "GDPR") a partir del 25 de mayo de 2018.
    5. Este aviso se aplica a los datos personales que tenemos sobre usted. Por "datos personales" se entiende la información que se refiere a usted como persona identificada o identificable.
  2. Base jurídica del tratamiento de datos personales
    1. Los datos personales que tenemos sobre usted se procesarán legalmente en base a una de las siguientes razones legales (conocidas como "base legal"):
    2. Dado que el tratamiento es necesario para un "interés legítimo", un interés legítimo en este contexto significa un interés válido que tenemos o que tiene un tercero en el tratamiento de sus datos personales que no se ve anulado por sus intereses en la privacidad y seguridad de los datos.
    3. Porque el tratamiento es necesario para que cumplamos nuestras obligaciones en virtud de un contrato entre usted o su empresa y nosotros; o bien
    4. Porque usted ha dado su consentimiento al tratamiento.
  3. Datos personales que recopilamos
    1. Podemos recopilar y tratar los siguientes datos personales sobre usted:
    2. Información de contacto que poseemos porque usted es empleado o contratado por un cliente nuestro (por ejemplo, su dirección de correo electrónico o número de teléfono de contacto) ("Información de contacto del cliente")
    3. Información biográfica y otra información personal que usted nos proporciona como cliente o en su calidad de empleado de nuestro cliente, como parte de nuestros servicios ("Información Biográfica");
    4. Información de contacto que poseemos porque usted es un tercero relacionado con los servicios que prestamos a nuestros clientes (puede ser, por ejemplo, un proveedor o un periodista) ("Información de contacto de terceros");
    5. Registros de correos electrónicos y otra correspondencia entre usted y nosotros y nuestros empleados ("Información de comunicación");
    6. Información sobre su experiencia, afiliaciones, áreas de interés o publicaciones ("Información de interés");
    7. Otra información pública generalmente disponible ("Información Pública").
    8. No tiene que facilitarnos ninguna información personal y puede revocar nuestra autorización para tratar sus datos personales (o solicitar que restrinjamos nuestro tratamiento - véase la cláusula 8) en cualquier momento.
  1. Cómo tratamos sus datos personales
    1. Consulte la tabla que figura a continuación, en la que se expone la forma en que trataremos los distintos tipos de datos personales que poseemos y la base jurídica que se utiliza para el tratamiento:
Objetivo/Actividad Tipo de datos Base jurídica del tratamiento, incluido el interés legítimo
Cuando usted o su empresa nos contratan para prestar servicios Información de contacto del cliente Información biográfica Cumplimiento de un contrato con usted. Necesario para nuestros intereses legítimos (establecer la información necesaria sobre usted para prestarle nuestros servicios).
Cuando le prestamos servicios a usted / a su empresa. Información de contacto del cliente Información biográfica Información sobre comunicación Información sobre intereses Cumplimiento de un contrato con usted. Necesario para nuestros intereses legítimos (para gestionar nuestra empresa y prestarle servicios de comunicación).
Cuando nos comunicamos con terceros en nombre de nuestros clientes en la prestación de nuestros servicios de comunicación. Información de contacto de terceros Información biográfica y de pasaporte Información de interés Información pública Necesario para nuestros intereses legítimos (en la prestación de servicios de comunicación a nuestros clientes).
Gestionar y administrar nuestra relación con usted como cliente o tercero, lo que puede incluir: (a) Notificarle sobre cambios en nuestro aviso de privacidad o condiciones de contratación; (b) atender una queja u observación. Información de contacto del cliente Información de contacto de terceros Información de comunicación Cumplimiento de un contrato con usted. Necesarios para cumplir una obligación legal. Necesario para nuestros intereses legítimos.
Invitarle a eventos en nombre de nuestros clientes o a eventos generales en determinadas áreas de interés o preocupación (que pueden o no ser organizados por nosotros); Información de contacto del cliente Información de contacto de terceros Información de interés Necesario para nuestros intereses legítimos en la prestación de servicios de comunicación a nuestros clientes.
Comprometernos, proporcionarle información y comunicarnos con usted, en nuestro propio nombre o en nombre de nuestros clientes, sobre: nuestros clientes; áreas de interés o preocupación; política pública y económica; u otras organizaciones y personas. Información de contacto de terceros Información biográfica Información de interés Información pública Necesario para nuestros intereses legítimos.
  1. Conservación de datos
    1. Nuestra política actual de conservación de datos consiste en eliminar o destruir (en la medida de nuestras posibilidades) los datos personales que tenemos sobre usted de acuerdo con lo siguiente:
Categoría de datos personales Duración de la retención
Registros pertinentes a efectos fiscales 8 años a partir del final del ejercicio fiscal al que se refieren los registros
Datos personales tratados en relación con un contrato entre usted (o su empleador) y nosotros 7 años a partir de la finalización de nuestro contrato con usted o su empresa
Datos personales conservados en bases de datos generales de contactos 3 años a partir de la última fecha en que interactuó con nosotros
  1. Para cualquier categoría de datos personales no definida específicamente en este Aviso, y a menos que la legislación aplicable especifique lo contrario, se considerará que el periodo de conservación requerido para cualquier dato personal es de 7 años a partir de la fecha en que recibimos dichos datos.
  2. Los periodos de conservación indicados en este Aviso pueden prolongarse o acortarse según sea necesario (por ejemplo, en caso de que se aplique un procedimiento judicial a los datos o si hay una investigación en curso sobre los mismos).
  3. Revisamos periódicamente los datos personales (y las categorías de datos personales) que conservamos para asegurarnos de que siguen siendo pertinentes para nuestra actividad y exactos. Si descubrimos que determinados datos que conservamos ya no son necesarios o precisos, tomaremos las medidas razonables para corregirlos o eliminarlos según sea necesario.
  4. Si desea solicitar que se modifiquen o supriman los datos que tenemos sobre usted, consulte la cláusula 8, en la que se explican sus derechos de privacidad.
  1. Compartir su información
    1. No revelamos a terceros la información personal que usted nos proporciona, salvo en los siguientes casos:
      1. Como parte de la prestación de servicios de comunicación, podemos revelar información a asociados y proveedores, periodistas, organizaciones de medios de comunicación y otras partes interesadas (aunque generalmente no revelaremos información personal de contacto sin su consentimiento);
      2. Si subcontratamos servicios a un tercero, podemos facilitarle información para que preste los servicios pertinentes;
    2. si tenemos la obligación de revelar o compartir sus datos personales para cumplir alguna obligación legal (por ejemplo, si nos lo exige una orden judicial o con fines de prevención del fraude u otros delitos);
    3. para hacer cumplir las condiciones o acuerdos de nuestros servicios;
    4. para proteger nuestros derechos, propiedad y seguridad, o los derechos, propiedad y seguridad de nuestros usuarios o de terceros. Esto incluye el intercambio de información con fines de protección contra el fraude y reducción del riesgo de crédito.

Aparte de lo indicado anteriormente, no revelaremos ninguna información personal suya a menos que nos dé permiso para hacerlo. Si facilitamos sus datos personales a un tercero, tomaremos las medidas necesarias para garantizar la protección de sus derechos a la intimidad y el cumplimiento de los términos del presente aviso por parte de dicho tercero.

  1. Seguridad
    1. Adoptaremos todas las medidas razonables para garantizar que se toman las medidas técnicas y organizativas adecuadas para salvaguardar la información que recopilemos sobre usted y protegerla contra el acceso ilegal y la pérdida o daño accidentales.
    2. Este aviso y nuestros procedimientos de tratamiento de datos personales se revisarán cuando sea necesario.
  2. Su derecho a la intimidad
    1. El GDPR le otorga los siguientes derechos con respecto a los datos personales que tenemos sobre usted:
Derecho a ser informado Tiene derecho a conocer nuestras actividades de protección y tratamiento de datos personales, cuyos detalles figuran en el presente aviso.
Derecho de acceso Puede presentar lo que se conoce como una Solicitud de Acceso del Sujeto ("SAR") para solicitar información sobre los datos personales que tenemos sobre usted (de forma gratuita, salvo gastos razonables en caso de solicitudes repetidas). Si desea presentar una SAR, póngase en contacto con nosotros como se indica a continuación.
Derecho de rectificación Por favor, infórmenos si la información que tenemos sobre usted está incompleta o es inexacta de alguna manera y actualizaremos nuestros registros lo antes posible, pero en cualquier caso en el plazo de un mes. Tomaremos medidas razonables para comunicar el cambio a cualquier tercero a quien hayamos transmitido la misma información.
Derecho de supresión (derecho al olvido) Notifíquenos si ya no desea que conservemos sus datos personales (aunque en la práctica esto puede limitar o restringir nuestra capacidad para prestarle servicios o asistencia). A menos que tengamos motivos razonables para negarnos a la supresión, al recibir dicha solicitud eliminaremos de forma segura los datos personales en cuestión en el plazo de un mes. Los datos podrán seguir existiendo en forma de copia de seguridad, pero tomaremos medidas para garantizar que no sean accesibles. Comunicaremos la supresión a los terceros a los que hayamos transmitido la misma información.
Derecho a limitar el tratamiento Puede solicitar que dejemos de tratar sus datos personales de determinadas formas, aunque no nos obligue a suprimir esos mismos datos.
Derecho a la portabilidad de los datos Tiene derecho a recibir copias de los datos personales que tenemos sobre usted en un formato de uso común y fácil almacenamiento (indíquenos el formato que más le convenga). También puede solicitar que transfiramos sus datos personales directamente a terceros (siempre que sea técnicamente posible).
Derecho de oposición A menos que tengamos motivos legítimos imperiosos para dicho tratamiento, puede oponerse a que utilicemos sus datos personales con fines de venta directa (incluida la elaboración de perfiles) o con fines de investigación o estadísticos. Notifíquenos su oposición y con mucho gusto pondremos fin a dicho tratamiento.
Derecho a retirar el consentimiento Si nos basamos en su consentimiento para tratar sus datos personales, tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. Aunque no haya dado expresamente su consentimiento a nuestro tratamiento, también tiene derecho a oponerse (véase más arriba).
  1. Todos los SAR y demás solicitudes o notificaciones relativas a los derechos antes mencionados deberán enviarse por escrito a Influence Associates Limited, FAO Data Protection Manager, 22 Soho Square, London, W1D 4NS o a datamanager@influenceassociates.com
  2. Nos esforzaremos por atender dichas solicitudes lo antes posible pero, en cualquier caso, lo haremos en el plazo de un mes a partir de su recepción (a menos que sea razonable un plazo de respuesta más largo en virtud de la complejidad o el número de sus solicitudes).
  1. Filtraciones de datos
    1. Si los datos personales que tenemos sobre usted son objeto de una violación o divulgación o acceso no autorizados, informaremos de ello a la Oficina del Comisionado de Información (ICO) y/o a nuestro responsable o encargado de protección de datos (si se ha nombrado un encargado).
    2. Si es probable que una violación de sus derechos y libertades implique un riesgo para sus datos, se lo notificaremos lo antes posible.
  2. Transferencia de sus datos fuera de Europa
    1. Nuestros servicios son de carácter internacional. Como parte de los servicios que proporcionamos, la información puede ser transferida, procesada y almacenada en países u organizaciones internacionales fuera del EEE.
    2. No transferiremos ningún dato de forma sistemática fuera del EEE, pero puede haber circunstancias en las que cierta información personal se transfiera fuera del EEE, en particular:
      1. Podemos comunicarnos con personas u organizaciones fuera del EEE en la prestación de nuestros servicios, esas comunicaciones pueden incluir información personal (como información de contacto);
      2. Es posible que debamos facilitar determinados datos personales en el marco de una obligación legal de información a una entidad de fuera del EEE (por ejemplo, el Gobierno Federal de EE.UU.) y que parte de esa información se haga pública;
    3. Ocasionalmente, su información puede almacenarse en dispositivos utilizados por nuestro personal fuera del EEE (pero el personal estará sujeto a nuestras políticas de ciberseguridad).
    4. Si transferimos su información fuera del EEE, y la Comisión de la UE no considera que el tercer país u organización internacional en cuestión disponga de leyes adecuadas de protección de datos, proporcionaremos las salvaguardias apropiadas y sus derechos de privacidad seguirán siendo exigibles frente a nosotros, tal como se indica en este aviso.
  3. Póngase en contacto con nosotros

    Si en cualquier momento desea ponerse en contacto con nosotros para hacernos llegar su opinión sobre nuestras prácticas en materia de protección de datos, o cualquier consulta o reclamación relacionada con sus datos personales o con la forma en que se tratan, puede hacerlo a través de las siguientes direcciones Influence Associates Limited, FAO Data Protection Manager, 22 Soho Square, Londres, W1D 4NS o bien datamanager@influenceassociates.com.