Avis de confidentialité

Influence Associates Ltd

Général
1. Influence Associates UK Limited trading as Influence Associates ("nous", "notre" ou "Influence Associates") prend très au sérieux la confidentialité de vos informations.
2. Le présent avis de confidentialité a pour but d'expliquer nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation des informations personnelles que nous pouvons détenir sur les clients, les fournisseurs, les faiseurs d'opinion, les influenceurs, les journalistes et d'autres tiers. Cet avis de confidentialité ne s'applique pas aux informations que nous détenons sur notre personnel et nos sous-traitants, qui font l'objet d'un avis de confidentialité distinct.
3. Le présent avis s'applique à toutes les informations personnelles que nous détenons sur des personnes (autres que le personnel), qu'elles soient clientes ou non. Dans le présent avis, le terme "vous" désigne toute personne dont nous détenons ou traitons les données à caractère personnel.
4. Le présent avis est régi par le règlement général de l'UE sur la protection des données (le "RGPD") à compter du 25 mai 2018.
5. Le présent avis s'applique aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Par "données à caractère personnel", on entend les informations qui vous concernent en tant que personne identifiée ou identifiable.
Base juridique sur laquelle nous traitons les données à caractère personnel
1. Les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet seront traitées légalement sur la base de l'une des raisons juridiques suivantes (appelée "base juridique") :
2. Parce que le traitement est nécessaire pour un "intérêt légitime", un intérêt légitime dans ce contexte signifie un intérêt valable que nous avons ou qu'un tiers a dans le traitement de vos données personnelles et qui n'est pas supplanté par vos intérêts en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données.
3. Parce que le traitement est nécessaire pour que nous puissions nous conformer à nos obligations en vertu d'un contrat entre vous ou votre employeur et nous ; ou
4. Parce que vous avez consenti au traitement.
Données personnelles que nous collectons
1. Nous pouvons collecter et traiter les données personnelles suivantes vous concernant :
2. les informations de contact que nous détenons parce que vous êtes employé ou engagé par l'un de nos clients (par exemple votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone de contact) ("informations de contact du client")
3. Les informations biographiques et autres informations personnelles que vous nous fournissez en tant que client ou en votre qualité d'employé de notre client, dans le cadre de nos services ("informations biographiques") ;
4. Les coordonnées que nous détenons parce que vous êtes un tiers en rapport avec les services que nous fournissons à nos clients (vous pouvez par exemple être un fournisseur ou un journaliste) ("coordonnées de tiers") ;
5. les enregistrements des courriers électroniques et autres correspondances entre vous et nous et nos employés ("informations de communication") ;
6. des informations sur votre expertise, vos adhésions, vos domaines d'intérêt ou vos publications ("informations sur les centres d'intérêt") ;
7. d'autres informations publiques généralement disponibles ("informations publiques").
8. Vous n'avez pas à nous fournir d'informations personnelles et vous pouvez à tout moment nous retirer l'autorisation de traiter vos données personnelles (ou nous demander de limiter notre traitement - voir clause 8).

Comment nous traitons vos données personnelles
1. Le tableau ci-dessous présente la manière dont nous traitons les différents types de données à caractère personnel que nous détenons et la base juridique utilisée pour le traitement :

Objectif/activité	Type de données	Base légale du traitement, y compris la base de l'intérêt légitime
Lorsque vous ou votre employeur nous engagez pour fournir des services	Coordonnées du client Informations biographiques	Exécution d'un contrat avec vous. Nécessaire à nos intérêts légitimes (pour établir les informations nécessaires vous concernant afin de fournir nos services).
Lorsque nous vous fournissons des services à vous ou à votre employeur.	Coordonnées du client Informations biographiques Informations sur la communication Informations sur les intérêts	Exécution d'un contrat avec vous. Nécessaire à nos intérêts légitimes (pour gérer notre entreprise et vous fournir des services de communication).
lorsque nous communiquons avec des tiers pour le compte de nos clients dans le cadre de la fourniture de nos services de communication.	Informations sur les contacts avec des tiers Informations biographiques et sur les passeports Informations sur les intérêts Informations publiques	Nécessaire pour nos intérêts légitimes (fournir des services de communication à nos clients).
Gérer et administrer notre relation avec vous en tant que client ou tiers, ce qui peut inclure : (a) vous informer des modifications apportées à notre avis de confidentialité ou à nos conditions d'engagement ; (b) traiter une plainte ou une observation.	Informations sur le client Informations sur les tiers Informations sur la communication	Exécution d'un contrat avec vous. Nécessaire pour se conformer à une obligation légale. Nécessaire pour nos intérêts légitimes.
vous inviter à des événements pour le compte de nos clients ou à des événements généraux dans des domaines d'intérêt ou de préoccupation donnés (que nous organisons ou non) ;	Coordonnées du client Coordonnées du tiers Informations sur les intérêts	Nécessaire pour nos intérêts légitimes à fournir des services de communication à nos clients.
vous engager, vous fournir des informations et communiquer avec vous, en notre nom ou au nom de nos clients, au sujet de nos clients, de nos domaines d'intérêt ou de préoccupation, de la politique publique et économique ou d'autres organisations et personnes.	Coordonnées d'un tiers Informations biographiques Informations sur les intérêts Informations publiques	Nécessaire pour nos intérêts légitimes.

Conservation des données
1. Notre politique actuelle de conservation des données consiste à supprimer ou à détruire (dans la mesure du possible) les données personnelles que nous détenons à votre sujet conformément à ce qui suit :

Catégorie de données à caractère personnel	Durée de rétention
Registres pertinents à des fins fiscales	8 ans à compter de la fin de l'exercice fiscal auquel les documents se rapportent
Données à caractère personnel traitées dans le cadre d'un contrat entre vous (ou votre employeur) et nous	7 ans à compter de la fin de notre contrat avec vous ou votre employeur
Données à caractère personnel conservées dans les bases de données de contacts généraux	3 ans à compter de la dernière date à laquelle vous avez interagi avec nous

Pour toute catégorie de données à caractère personnel non spécifiquement définie dans le présent avis, et sauf disposition contraire de la législation applicable, la période de conservation requise pour toute donnée à caractère personnel sera réputée être de 7 ans à compter de la date à laquelle nous recevons ces données.
Les périodes de conservation indiquées dans le présent avis peuvent être prolongées ou raccourcies en fonction des besoins (par exemple, si une procédure judiciaire s'applique aux données ou si une enquête est en cours sur les données).
Nous examinons régulièrement les données à caractère personnel (et les catégories de données à caractère personnel) que nous détenons afin de nous assurer que les données que nous détenons sont toujours pertinentes pour notre activité et qu'elles sont exactes. Si nous découvrons que certaines données que nous détenons ne sont plus nécessaires ou exactes, nous prendrons des mesures raisonnables pour corriger ou supprimer ces données, le cas échéant.
Si vous souhaitez demander que les données que nous détenons à votre sujet soient modifiées ou supprimées, veuillez vous référer à la clause 8 ci-dessous, qui explique vos droits en matière de protection de la vie privée.

Partage des informations
1. Nous ne divulguons pas les informations personnelles que vous nous fournissez à des tiers, sauf dans les cas suivants :
  1. Dans le cadre de la fourniture de services de communication, nous pouvons divulguer des informations à nos associés et fournisseurs, aux journalistes, aux organisations médiatiques et à d'autres parties intéressées (bien que nous ne divulguions généralement pas de coordonnées personnelles sans votre consentement) ;
  2. Si nous sous-traitons des services à un tiers, nous pouvons fournir des informations à ce tiers afin qu'il puisse fournir les services concernés ;
2. si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel afin de nous conformer à une obligation légale (par exemple, si nous y sommes contraints par une décision de justice ou à des fins de prévention de la fraude ou d'autres délits) ;
3. afin de faire respecter les conditions ou accords relatifs à nos services ;
4. pour protéger nos droits, nos biens et notre sécurité, ou les droits, les biens et la sécurité de nos utilisateurs ou de tout autre tiers. Cela inclut l'échange d'informations à des fins de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit.

En dehors des cas mentionnés ci-dessus, nous ne divulguerons aucune de vos informations personnelles à moins que vous ne nous en donniez l'autorisation. Si nous fournissons vos informations personnelles à un tiers, nous prendrons des mesures pour garantir que vos droits en matière de protection de la vie privée sont protégés et que ce tiers respecte les conditions du présent avis.

Sécurité
1. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que des mesures techniques et organisationnelles appropriées soient prises afin de sauvegarder les informations que nous recueillons auprès de vous et de les protéger contre l'accès illégal et la perte ou l'endommagement accidentel.
2. Le présent avis et nos procédures de traitement des données à caractère personnel seront révisés si nécessaire.
Vos droits en matière de protection de la vie privée
1. Le GDPR vous donne les droits suivants en ce qui concerne les données personnelles que nous détenons à votre sujet :

Le droit d'être informé	Vous avez le droit de connaître nos activités en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, dont les détails figurent dans le présent avis.
Le droit d'accès	Vous pouvez faire ce que l'on appelle une demande d'accès du sujet ("DAS") pour demander des informations sur les données personnelles que nous détenons à votre sujet (gratuitement, à l'exception des frais raisonnables pour les demandes répétées). Si vous souhaitez faire une demande d'accès, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous.
Le droit de correction	Veuillez nous informer si les informations que nous détenons à votre sujet sont incomplètes ou inexactes de quelque manière que ce soit et nous mettrons à jour nos dossiers dès que possible, mais en tout état de cause dans un délai d'un mois. Nous prendrons des mesures raisonnables pour communiquer le changement à toute tierce partie à laquelle nous avons transmis les mêmes informations.
Le droit à l'effacement (le "droit à l'oubli")	Veuillez nous informer si vous ne souhaitez plus que nous détenions des données à caractère personnel vous concernant (bien que, dans la pratique, cela puisse limiter ou restreindre notre capacité à fournir des services ou une assistance). À moins que nous n'ayons des motifs raisonnables de refuser l'effacement, dès réception d'une telle demande, nous supprimerons en toute sécurité les données à caractère personnel en question dans un délai d'un mois. Les données peuvent continuer à exister sous forme de copie de sauvegarde, mais nous prendrons des mesures pour nous assurer qu'elles ne seront pas accessibles. Nous communiquerons l'effacement à tous les tiers auxquels nous avons transmis les mêmes informations.
Le droit de restreindre le traitement	Vous pouvez nous demander de ne plus traiter vos données à caractère personnel de certaines manières, sans pour autant nous obliger à supprimer ces mêmes données.
Le droit à la portabilité des données	Vous avez le droit de recevoir des copies des données personnelles que nous détenons à votre sujet dans un format couramment utilisé et facilement stockable (veuillez nous indiquer le format qui vous convient). Vous pouvez également nous demander de transférer vos données personnelles directement à un tiers (lorsque cela est techniquement possible).
Le droit d'opposition	À moins que nous n'ayons des motifs légitimes impérieux de procéder à ce traitement, vous pouvez vous opposer à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct (y compris le profilage) ou à des fins de recherche ou de statistiques. Veuillez nous faire part de votre objection et nous nous ferons un plaisir de mettre fin à ce traitement.
Droit de retirer son consentement	Si nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Même si vous n'avez pas expressément donné votre consentement à notre traitement, vous avez également le droit de vous y opposer (voir ci-dessus).

Toutes les déclarations de soupçon et autres demandes ou notifications relatives aux droits susmentionnés doivent nous être adressées par écrit à Influence Associates Limited, FAO Data Protection Manager, 22 Soho Square, London, W1D 4NS ou à l'adresse suivante datamanager@influenceassociates.com
Nous nous efforcerons de répondre à ces demandes dans les meilleurs délais, mais en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de leur réception (à moins qu'un délai de réponse plus long ne soit raisonnable en raison de la complexité ou du nombre de vos demandes).

Violations de données
1. Si les données personnelles que nous détenons à votre sujet font l'objet d'une violation, d'une divulgation ou d'un accès non autorisé, nous le signalerons à l'Information Commissioner's Office (ICO) et/ou à notre responsable de la protection des données (si un responsable a été nommé).
2. Si une violation est susceptible d'entraîner un risque pour vos droits et libertés en matière de données, nous vous en informerons dès que possible.
Transfert de vos informations en dehors de l'Europe
1. Nos services sont de nature internationale. Dans le cadre des services que nous fournissons, des informations peuvent être transférées, traitées et stockées dans des pays ou des organisations internationales situés en dehors de l'EEE.
2. Nous ne transférons aucune donnée de manière systématique en dehors de l'EEE, mais il peut y avoir des circonstances dans lesquelles certaines informations personnelles sont transférées en dehors de l'EEE, en particulier :
  1. Nous pouvons communiquer avec des personnes ou des organisations situées en dehors de l'EEE dans le cadre de la fourniture de nos services, et ces communications peuvent contenir des informations personnelles (telles que des coordonnées) ;
  2. Nous pouvons être tenus de fournir certaines informations personnelles dans le cadre d'une obligation légale de déclaration à une entité située en dehors de l'EEE (par exemple le gouvernement fédéral américain) et certaines de ces informations peuvent être rendues publiques ;
3. De temps à autre, vos informations peuvent être stockées dans des appareils utilisés par notre personnel en dehors de l'EEE (mais le personnel sera soumis à nos politiques de cybersécurité).
4. Si nous transférons vos informations en dehors de l'EEE et que le pays tiers ou l'organisation internationale en question n'a pas été considéré par la Commission européenne comme disposant de lois adéquates en matière de protection des données, nous fournirons des garanties appropriées et vos droits en matière de protection de la vie privée continueront d'être opposables à notre égard, comme indiqué dans le présent avis.
Contactez nous

Si, à tout moment, vous souhaitez nous contacter pour nous faire part de votre avis sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, ou pour toute demande ou plainte relative à vos informations personnelles ou à la manière dont elles sont traitées, vous pouvez le faire aux adresses suivantes Influence Associates Limited, FAO Data Protection Manager, 22 Soho Square, London, W1D 4NS ou datamanager@influenceassociates.com.